Flota y documentos
Nadie sale a ruta con un documento vencido
Defines qué documentos pide tu operación y cuánto dura cada uno. El mensajero los sube desde la app, la oficina los aprueba, y si le falta uno obligatorio, la app no le deja iniciar la ruta.
¿Quién puede salir a ruta?
viernes, 30 de octubre de 2026
3 de 6 pueden salir
Jhon Ospina intenta iniciar la ruta: no puedes iniciar la ruta: tienes documentos obligatorios pendientes de aprobación
- Tipos propios
- Tus reglas vigencia, umbrales de alerta y si es obligatorio
- Desde la app
- Foto o PDF el conductor lo sube y la oficina lo aprueba o rechaza
- Al iniciar ruta
- Bloqueo si le falta un obligatorio aprobado y vigente
- Capacidad
- Por tipo de vehículo peso, volumen, unidades y tope de contra entrega
El tablero aplica la regla de la app de Waygo a una flota de ejemplo: el umbral más corto de cada tipo marca “Vence pronto”, y vencido, en revisión, rechazado o faltante no deja salir. Las pantallas de más abajo son capturas de Waygo con datos de demostración.
Tipos de documento
Tú decides qué se pide y cuánto dura
Cada tipo de documento tiene su vigencia, sus umbrales de alerta y si es obligatorio para operar. Licencia, SOAT, la planilla de seguridad social del mes o el curso que te exija un cliente.
- Vigencia: anual, semestral, bimestral, mensual, personalizada en días o sin vencimiento; si no escriben el vencimiento, se calcula con ella.
- Umbrales de alerta: los días antes del vencimiento en que el documento pasa a “Vence pronto”.
- Obligatorio o no: solo los obligatorios bloquean el inicio de ruta.
- Fecha de expedición cuando el tipo la pide, y la foto de perfil del conductor como un tipo más.
En la app del conductor
El mensajero sube sus documentos sin pasar por la oficina
En Mis documentos ve qué tiene aprobado, qué vence pronto y qué le falta. Toma la foto, la elige de la galería o sube el PDF, y lo envía a revisión. Prueba: sube de nuevo la planilla que le rechazaron.
- Cada documento con su estado: Falta, En revisión, Rechazado, Vencido, Vence pronto o Aprobado.
- Si se lo rechazan, ve el motivo que escribió la oficina y lo vuelve a subir.
- Mientras no esté al día, la app le muestra solo sus documentos y le dice qué le falta para empezar a operar.
Tus documentos
planilla-octubre.pdf
Fecha de expedición30 oct 2026
Revisión
La oficina aprueba o rechaza, y el conductor se entera al instante
Lo que suben los conductores llega a una bandeja con las fechas que escribieron. Se aprueba con un clic o se rechaza con un motivo, y cada documento queda en el historial del conductor con quién lo revisó.
- Revisa las fechas antes de aprobar: el vencimiento es el que dispara las alertas y el bloqueo.
- Rechazar pide un motivo, que el conductor lee en la app.
- Lo que carga la oficina entra aprobado; lo que sube el conductor espera revisión.
- El historial no se pierde: vencidos, reemplazados y rechazados siguen en la ficha.
Cumplimiento
Toda la flota en un tablero, ordenada por lo que vence primero
El tablero de cumplimiento cuenta los conductores con documentos vencidos, por vencer y al día, y muestra de cada uno el documento que vence primero y en cuántos días. La lista de mensajeros trae el mismo estado en su columna de documentos.
- Filtros por estado: en riesgo, vencidos, por vencer, al día o todos.
- Vence entre: un rango de fechas para preparar las renovaciones del mes.
- “Vence en 8 días”, “Venció hace 3 días”: el conteo ya hecho, sin abrir carpetas.
- Exportar: el Excel de mensajeros sale con el estado de sus documentos.
Vehículos y mensajeros
La capacidad que usa el planificador, escrita una sola vez
El tipo de vehículo guarda lo que carga una moto, una camioneta o un furgón: peso, volumen y unidades, con su perfil vial, sus costos y el tope de contra entrega. Cada mensajero suma su máximo de paradas, su turno y su forma de pago.
- Capacidad por tipo: peso, volumen y unidades que el planificador respeta al armar las rutas.
- Tope de contra entrega: el máximo de dinero en una ruta; el del mensajero, si lo tiene, pisa el de su tipo.
- Turno y paradas: hora de inicio y fin, y máximo de paradas por ruta.
- Pago por envío o nómina fija, y la cuenta de la app desde la misma ficha.
Importación
Tu flota entera desde un Excel, sin crear nada a ciegas
Descargas la plantilla, la llenas con tus conductores y la subes. Waygo te muestra cuáles quedan listos y cuáles tienen error, y nada se crea hasta que apruebas.
- Bodega para todos o toda la red, elegida antes de subir.
- Con correo, con app: cada conductor que trae email queda con su cuenta, y su contraseña inicial es su número de documento.
- Las filas con error se corrigen y se vuelven a subir; las buenas no esperan.
Nada se ha creado todavia. Revisa el detalle y aprueba para crear los conductores validos.
- 2Valentina Cruzvalentina@rapidoandino.test · con cuenta de la app
- 3Felipe DuarteSin email · sin cuenta
- 4Laura BenítezFalta el número de documento
- 5Óscar Peñaoscar@rapidoandino.test · con cuenta de la app
Además
Detalles que evitan la carpeta de papel
La foto de perfil, como documento
Un tipo puede ser la foto del conductor: cuando se aprueba, queda como su foto en la oficina.
Renovar sin quedar por fuera
El documento vigente sigue valiendo mientras la oficina revisa el nuevo.
Avisos en el celular
La oficina recibe “Documento por revisar”; el conductor, “Documento aprobado” o “Documento rechazado” con el motivo.
Exporta la flota
El Excel de mensajeros trae una columna con el estado de sus documentos.
Se conecta con
La flota que usa el resto de Waygo
- 01App del mensajeroCargue, ruta, entrega con evidencia, cobro y liquidación en una app Android con tu marca.
- 02Inspecciones preoperacionalesLa revisión del vehículo antes de salir, con hallazgos, reparaciones y qué vehículos pueden operar hoy.
- 03Planeación de rutas5.000 entregas planeadas en menos de 2 minutos, con ventanas horarias, costos y un copiloto de IA.
Carga tu flota en
la demo
Importamos tus mensajeros desde tu Excel, creamos los tipos de documento que pide tu operación y vemos quién podría salir mañana.
Sobre flota y documentos
¿Qué documentos puedo pedir?
Los que exija tu operación. Cada tipo tiene su vigencia (anual, semestral, bimestral, mensual, personalizada o sin vencimiento), sus umbrales de alerta en días, si pide fecha de expedición y si es obligatorio. Uno de ellos puede ser la foto de perfil del conductor.
¿Qué pasa si a un mensajero le falta un documento?
Si el tipo es obligatorio y no tiene uno aprobado y vigente, la app no le deja iniciar la ruta y le muestra qué le falta. Un documento que vence pronto todavía cuenta; uno vencido, en revisión o rechazado no. Los tipos que no son obligatorios no bloquean.
¿El mensajero puede subir sus documentos desde el celular?
Sí. En la app, en Mis documentos, toma la foto, la elige de la galería o sube un PDF, escribe las fechas y lo envía a revisión. Cuando la oficina lo aprueba o lo rechaza, le llega una notificación con el motivo si fue rechazado.
¿Si renueva un documento, queda bloqueado mientras lo revisan?
No. El documento vigente sigue valiendo mientras la oficina revisa el nuevo. Por eso conviene renovar antes de que venza.
¿Los documentos de los vehículos también se controlan aquí?
No. Los documentos son de cada conductor; el SOAT o la revisión del vehículo que maneja se pueden pedir como documentos suyos. El estado del vehículo antes de salir se revisa con las inspecciones preoperacionales.
¿Dónde se configura la capacidad de los vehículos?
En el tipo de vehículo, con peso, volumen, unidades, perfil vial, costos y tope de contra entrega. Cada mensajero tiene además su máximo de paradas por ruta, su turno y, si quieres, su propio tope de contra entrega. El planificador usa esos datos.
¿Tengo que crear a los mensajeros uno por uno?
No. Los importas desde la plantilla de Excel, revisas cuáles quedan listos y cuáles tienen error, y nada se crea hasta que apruebas. Los que traen correo quedan con su cuenta de la app.
¿Puedo exportar el estado de la flota?
Sí. La exportación de mensajeros trae una columna con el estado de sus documentos, y el tablero de cumplimiento filtra por estado y por rango de vencimiento.